Convoquer une assemblée générale annuelle par mail électronique recommandé certifié par horodatage qualifié eIDAS

Lorsqu’on dirige une association ou une entreprise, on est tenu d’organiser une assemblée générale chaque année. Celle-ci doit permettre aux actionnaires et associés de valider ou non les décisions prises en cours d’exercice, mais aussi de décider des orientations futures. Il en va de même pour les associations, dont les bénévoles, salariés, président et trésorier se réunissent à cette occasion.

Une assemblée générale ordinaire doit se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. En effet, c’est à ce moment-là que le ou les gestionnaire (s) doivent présenter les comptes annuels.

Les associés et actionnaires, ou les personnes impliquées dans l’association, devront recevoir tous les documents utiles à l’efficacité de cette réunion solennelle : comptes annuels, rapport de gestion, inventaire le cas échéant, etc. Ces documents devront parvenir aux intéressés au moins quinze jours avant la date de l’assemblée, en même temps que la convocation.

Le cas des associations

Tous les membres dont la présence est prévue au sein des statuts de l’association doivent être convoqués. Ce point est capital dans la mesure où les conditions du quorum sont essentielles : un nombre minimum de participants est requis pour que les décisions prises soient votées de manière légale et recevable. C’est pourquoi les convocations doivent être remises en mains propres ou par mail électronique recommandé certifié avec accusé de réception.

Le cas des sociétés

Le gérant est tenu de convoquer les associés et les actionnaires au moins une quinzaine de jours avant l’assemblée générale ordinaire. L’ordre du jour y sera clairement indiqué. Le délai imparti est primordial : si l’assemblée n’est pas réunie dans les délais légaux impartis, le gérant encourt six mois d’emprisonnement et/ou une amende de 9 000 euros. Lors de la réunion, l’assemblée annuelle se prononce notamment sur l’approbation, le rejet ou le redressement des comptes, ainsi que sur la distribution éventuelle des dividendes et les modalités de leur mise en paiement.

Or, convoquer une dizaine de personnes, et parfois plus, est une opération qui peut s’avérer extrêmement fastidieuse : remplir tous les bordereaux est coûteux en temps, sans compter le fait d’imprimer les convocations et de les mettre sous enveloppe. De surcroît, la somme dépensée dans ces nombreux courriers certifiés représente un budget conséquent. Enfin, quand un délai est court, les inquiétudes surgissent.

Alors, pourquoi ne pas utiliser un service internet d’envoi de courriers certifiés ? Un seul document sur l’ordinateur suffit : on le télécharge sur le service web, avec les adresses des personnes concernées, et le tour est joué. Simple, rapide, économique. Avec l’assurance que toutes les personnes concernées auront bien eu connaissance de la convocation. Une formalité simplifiée qui permet de se concentrer sur des tâches bien plus essentielles.